Uma organização é constituída por pessoas e processos, logo, quanto maior a produtividade das pessoas e dos processos, maior a rentabilidade e menor a ociosidade. As empresas necessitam aumentar e aperfeiçoar os métodos que elevam a produtividade da sua equipe e dos processos para obter maior desempenho.
Confira abaixo algumas dicas para melhorar o ambiente de trabalho e a produtividade da sua empresa:
Verifique quais e onde ocorrem as falhas que impactam negativamente a produtividade da empresa. Avalie o processo de trabalho, entenda onde e como o capital está sendo gasto. Contendo de forma clara estas informações, será possível automatizar os processos e cortar gastos desnecessários. O mapeamento de processos em uma pequena empresa é de suma importância, uma vez que descreve toda lógica de funcionamento da organização, portanto, para identificar as falhas, observe atentamente seus processos.
Sabe-se que a motivação é criada através da interação entre o colaborador e a situação em que ele está envolvido na empresa, sabe-se também que a motivação varia de pessoa para pessoa devido ao momento em que se está vivendo. Outro fator a ser observado, é que segundo o estudo de Edwin Locke a motivação é gerada no ponto de partida dos objetivos, quando o colaborador estabelece seus alvos e define a melhor forma de atingi-los, o mesmo permanece, independente das dificuldades que o trabalho apresente, motivado devido a satisfação que o resultado o proporcionará, e isso o conduz e motiva. Logo, a importância da empresa, que precisa manter e/ou elevar a produtividade, em se empenhar afim de proporcionar qualidade ambiente de trabalho, cuidar para que seja harmonioso através da organização, higiene, mobílias que dê conforto (Ex. uma boa cadeira), manutenção dos equipamentos de trabalho, prezar por um clima organizacional saudável, reconhecer o trabalho bem executado, ensinar a partir dos erros, entre outros.
Para que empresa tenha alta produtividade é imprescindível que a mesma capacite sua equipe, atualize-os sempre, sobre as novas atividades, softwares, atendimento, ferramentas novas de trabalho, entre outros. O resultado será um trabalho melhor executado, excelentes resultados, diminuição de erros e conseguintemente de retrabalho. Muitos empreendedores acham que treinamento é oneroso e custa caro para a empresa, mas para esta afirmação devolvo outras perguntas, quanto custa um funcionário mal treinado? Quanto custa um funcionário que executa mal as suas funções e perde tempo na execução das suas rotinas? Esta é uma análise que se tem que fazer na hora de investir em treinamentos. Já dizia Derek Bok, ex-reitor da Universidade de Harvard, “se você acha que a educação é cara, experimente a ignorância”.
Um bom planejamento é primordial para os processos da empresa, quando não há planejamento as decisões a serem tomadas ficam incertos, e isso interfere diretamente na produtividade. E todo e qualquer planejamento que a empresa fizer, precisa e deve ser avaliado e moldado a realidade da empresa e do mercado no qual atua. A flexibilidade em um planejamento visa encontrar a melhor forma em fazer determinada ação, e não em abandonar o foco inicial. Atualmente existem ferramentas simples e gratuitas na web para fazer planejamento do seu negócio, além disso existem métodos simples e ágeis de planejamento que lhe ajudam a ganhar tempo na hora de planejar.
Importante que a empresa esteja preparada para variadas circunstancias, como crises, cortes no orçamento, entre outros, que necessitam de estratégias para suportar de forma saudável os altos e baixos que podem vir a ocorrer, do mesmo modo que o planejamento, as estratégias precisam ser realizadas e avaliadas e melhoradas.
Um bom exemplo de estratégia para melhorar a produtividade consiste em investir em tecnologias que permitam otimizar o tempo de operação, assim viabilizando que os colaboradores mantenha o foco no negócio. Softwares pagos ou gratuitos, por exemplo, com variadas plataformas que atendam ao empreendimento, podem favorecer a diminuição de tempo no atendimento assim aumentando a satisfação e melhorando o relacionamento com cliente.
As reuniões não podem ser improdutivas, e isso acontece muitas vezes quando: o foco, o assunto é esquecido ou modificado durante o curso da reunião, temas de menor relevância tomam maior tempo, discussões são criadas fora de um senso comum entre os que se reúnem, e assim reunião prevista para 20 minutos ultrapassa o horário, o questão que deveria ser resolvida, a meta a ser definida, a decisão a ser tomada entre outras coisas, não são resolvidas. Para reuniões eficientes e de alta produtividade, procure definir o delimitar o tema e se manter nele, faça uma pauta contendo os assuntos que deverão ser abordados, procure objetividade e clareza. Em algumas empresas existe o costume de fazer reuniões em pé, para que as pessoas mantenham-se focadas na pauta e não usem a reunião como um pretexto para procrastinação. Outras empresas penduram um cronômetro grande na sala de reunião para monitorar o tempo gasto com reuniões e mensurar este custo na operação. Ou pode-se eleger um colaborador para controlar o tempo pre-determinado para cada assunto e controlar a pauta. Portanto é essencial manter o foco, pois reunião é um investimento de tempo.
A produtividade da empresa está diretamente relacionada com uma comunicação interna clara e objetiva. A partir do momento em que os atores da organização, gestores e colaboradores, aprendem a se comunicar ou melhoram sua comunicação, os processos tornam-se mais ágeis e eficientes, e a produtividade cresce. A comunicação ineficaz é um ponto fraco nas empresas, e precisa ser melhorado para que não haja retrabalho, por exemplo, quando as pessoas não entendem exatamente o que deve ser feito.
(Fonte: Minha Ideia de Negócio)
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